Die digitale Personalakte
Elektronisches Personalverwaltungssystem
Elektronische Vorgangsbearbeitung
Elektronische Fachverfahren
elektronische Benutzerkonten
Mit den digitalen Personalverwaltungssystemen, der elektronischen Vorgangsbearbeitung, den elektronischen Fachverfahren und den Benutzerkonten ist die digitale Personalakte das fünfte Kernstück einer erfolgreichen digitalen Personalarbeit.
Regelungsaufgaben
1) Wer darf (lesenden oder verfügenden) Zugriff in welchem Umfang (objektbezogen / zeitbezogen) auf die Personalakte haben?
2) Welche Unterlagen dürfen und müssen in die Personalakte?
3) Besondere Verfahren (Anhörung, Beihilfe) ?
4) Wann werden Unterlagen entfernt?
5) Wie lange muss die Personalakte aufbewahrt werden?
Zwecke
1) Die Personalakten sollen ein lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten sicherstellen und einen vollständigen Überblick über die Entwicklung des Dienstverhältnisses im Einzelnen geben (Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakte).
2) Die Personalakten dienen dem Dienstherrn zur Beweissicherung (z. B. Nachweis der Geltendmachung und Bewilligung von Erholungsurlaub, Dienstzeitberechnung).
3) Die Personalakten sind für den Dienstherrn eine wichtige Grundlage für personelle Entscheidungen und stellen ein unentbehrliches Instrument der Personalführung dar, weil aus ihr Erkenntnisse für die Personalplanung und den Personaleinsatz gewonnen werden können.
Personalaktenrecht ist Organisationsrecht, primär aber Schutzrecht zugunsten des Beschäftigten.
Grundsätze der Personalaktenführung
Die Personalaktenführung folgt insgesamt sechs Grundsätzen, die insgesamt die Personalakte von der Sachakte unterscheiden.
Grundsatz der Einzigkeit der Personalakte
Über jeden Beamten darf nur eine einzige Personalakte geführt werden. Die Führung von Doppelakten, Sonderakten oder geheimen Akten ist nicht erlaubt.
Grundsatz der Zweckbindung/Zulässigkeit
In die Personalakte dürfen nur Unterlagen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Dienstverhältnisses notwendig sind (§ 106 BBG).
Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verwendet werden.
Grundsatz der Personalaktenwahrheit/Vollständigkeit
Die Personalakte muss ein objektives Bild über die Persönlichkeit und Leistung des Beamten widerspiegeln.
Der Grundsatz der Vollständigkeit der Personalakten bedeutet, dass die Personalakten ein lückenloses Bild über die gesamte dienstliche Laufbahn des Beamten vermitteln sollen (vgl. § 50 S. 2 BeamtStG).
Unterlagen über Beschwerden, Behauptungen sowie Bewertungen, die sich als unbegründet oder falsch erwiesen haben, sind aus der Personalakte (von Amts wegen nach Zustimmung des Beamten) zu entfernen. Daneben sind Vorgänge, die zulässigerweise in die Personalakte aufgenommen wurden, die für den Beamten jedoch ungünstig sind oder ihm nachteilig werden können, auf Antrag zu entfernen.
Grundsatz der Vertraulichkeit
Personalakten dürfen nicht allgemein zugänglich sein. Personalakten unterliegen der besonderen Geheimhaltung. Zugang haben gem. § 83 Abs. 2 LBG nur die mit der Personalverwaltung beauftragten Bediensteten, welche einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Grundsatz der Transparenz
Die Personalakte muss gegenüber den Beamten auf dessen Wunsch transparent gemacht werden.
Grundsatz der Verhältnismäßigkeit
Die Personalaktendaten sind nicht länger zu verarbeiten oder nutzen als erforderlich.
Rechtsgrundlagen
Für die Führung der digitalen Personalakte gibt es keine einheitlichen Rechtsgrundlagen. Gesetzliche Vorschriften gibt es ausschließlich für den öffentlichen Dienst, und hier "nur" im Beamtenbereich, ggf. mit Erstreckung auf den Tarifbeschäftigtenbereich.